Financiële verantwoording op hoofdlijnen
 

De lasten op Overhead bestaan voor het grootste gedeelte uit salarislasten (€ 210 mln.) en externe inhuur (€ 35 mln.). Daarnaast is sprake van afschrijvingslasten op eerdere investeringen en kosten voor huisvesting en automatisering. De gerealiseerde baten hebben betrekking op dienstverlening aan derden. Als baten waren ook de inkomsten van de Haeghe Groep begroot, maar deze zijn op grond van verslaggevingsregels op programma 7 verantwoord.

De lasten in 2018 zijn circa € 24 mln. hoger dan in 2017. Dit komt voor een belangrijk deel doordat de totale apparaatslasten, met name in het primair proces, zijn toegenomen. In relatie tot de totale begroting stijgt het percentage overhead van 10,6% naar 11,3%.
Een andere oorzaak van de toegenomen lasten is de cao 2017-2018, die leidt tot een prijsstijging van de salarislasten op overhead van circa € 4 mln.

Waar bestaan de kosten uit?

Financiële verantwoording per activiteit

De ondersteuning van het bestuur en de strategie en kaderstelling voor de verschillende bedrijfsvoeringterreinen is onderdeel van de bestuursdienst van de gemeente Den Haag.

Toelichting financieel resultaat   € 1,2 mln. N

Concernbedrijfsvoering Communicatie   € 1,0 mln. N/I

Op de centrale communicatiefunctie is een nadeel van € 1,0 mln. ontstaan. Ongeveer de helft van dit nadeel houdt verband met frictiekosten die in 2018 gemaakt zijn als gevolg van de reorganisatie en bundeling in 2017. Met deze reorganisatie is een structurele taakstelling gerealiseerd, maar dit leidt in 2018 nog tot een incidenteel nadeel.
Daarnaast is er sprake van extra communicatieactiviteiten en ondersteuning bij de organisatieontwikkeling, waarvoor onvoorziene kosten van externe inhuur zijn gemaakt.
De acties die in gang zijn gezet om de nadelen op te lossen (strakkere afspraken rondom dienstverlening en financiering) krijgen vanaf 2019 hun beslag.

Overig   € 0,2 mln. N/I

Advies- en expertisefuncties en administratieve taken en beheertaken zijn opgenomen binnen het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum en het Interne DienstenCentrum.

Toelichting financieel resultaat   € 7,4 mln. N

Strategisch huisvestingsplan/ incidentele taakstelling Interne dienstverlening   € 2,6 mln N/I

Via de programmabegroting 2019-2022 zijn afspraken gemaakt over het oplossen van de incidentele en structurele nadelen op het strategisch huisvestingsplan (samen € 6,5 mln. in 2018). Aan de structurele component van € 3,3 miljoen wordt vanaf 2020 invulling gegeven via één van de zeven businesscases met betrekking tot de bezuinigingen op de gemeentelijke organisatie. Het incidentele nadeel van 2018 (€ 3,2 mln.) kon worden teruggebracht tot een nadeel van € 2,6 mln. bij de jaarafsluiting.

Interne dienstverlening (frictiekosten verhuizingen, concernsystemen etc.)   € 2,7 mln N/I

Door verschillende verhuisbewegingen (a.g.v. de bundeling en volumemutaties in de omvang van de organisatie) zijn extra huisvestings- en werkpleklasten ontstaan. Daarnaast heeft het beheer van concernsystemen (o.a. Kernregistratie Natuurlijke Personen en KIM/Mijn Haagse Meldingen) tot onverwachte meerkosten geleid. Totaal leidden de frictiekosten en interne dienstverlening tot een nadelig incidenteel resultaat van € 2,7 mln.

Frictiekosten DIV/DIM (digitaliseringsopgave)   € 2,1 mln N/I

Bij de bundeling van alle gemeentelijke DIV/DIM activiteiten is een besparing voorzien, samenhangend met de digitalisering van stukken in de hele gemeentelijke organisatie. In de praktijk gaat de digitalisering, en daarmee het afbouwen van DIV/DIM werkzaamheden en -formatiekosten trager dan beoogd was, doordat andere prioriteitskeuzes zijn gemaakt binnen het primair proces. De realisatie over 2018 is conform de halfjaarverwachting; er kon niet op worden bijgestuurd. Digitalisering van informatiestromen is één van de zeven businesscases, waarmee aan de bezuinigingen op en bestaande nadelen in de gemeentelijke organisatie invulling wordt gegeven.

De aansturing van de primaire processen is belegd bij de diensten. Alle leidinggevenden en de managementondersteuning binnen de gemeentelijke organisatie maken onderdeel uit van de overhead.

Toelichting financieel resultaat   € 19,6 mln. N

Het brutoresultaat op Management en ondersteuning primair proces bedraagt € 19,6 mln. nadelig.
In dit resultaat zitten twee grote technische verschuivingen.

• Een nadeel van € 18,7 miljoen houdt verband met programma 7. Dit komt omdat de baten van de Haeghe Groep abusievelijk op Overhead zijn begroot, terwijl de realisatie conform BBV-richtlijnen op programma 7 moet worden verantwoord. Op programma 7 komt een voordeel van gelijke omvang tot uitdrukking.
• Een voordeel van € 2,9 mln. houdt verband met programma 8. Dit komt omdat de lasten met betrekking tot de huisvesting van de GGD en Veilig Thuis op Overhead zijn begroot, terwijl de realisatie op programma 8 moet worden verantwoord. Op programma 8 komt een nadeel van gelijke omvang tot uitdrukking.

Beide posten zijn per saldo neutraal en worden in de volgende begrotingsronde gecorrigeerd.
Geschoond voor deze technische correcties bedraagt het resultaat op Management en ondersteuning primair proces € 3,8 mln. nadelig.

Toelichting netto financieel resultaat   € 3,8 mln. N

Afbouw materiële lasten vanwege daling WSW   € 1,8 mln N/I

De overheadkosten zijn verbonden aan de operationele lasten van de sociale werkvoorziening en moeten worden terugverdiend met de bedrijfsopbrengsten. Hierbij geldt dat met name de materiële overheadkosten niet evenredig en in hetzelfde tempo kunnen dalen met de afname van het WSW-bestand. Een groot deel van de doelgroep werkt namelijk op externe locaties en een verlaging van het WSW-bestand leidt daarom niet direct tot een verlaging van huisvestingskosten en overige daarmee gepaard gaande uitgaven. In 2018 leidde dit tot een nadeel van € 1,8 mln. De materiële kosten worden verder teruggedrongen tot een niveau dat past bij het WSW-bestand. Het effect van deze maatregelen wordt naar verwachting met name vanaf 2019 zichtbaar. Vanwege deze reden zijn in het coalitieakkoord 2018-2022 middelen voor frictiekosten opgenomen.

Inzet op extra opgaven in primair proces   € 1,9 mln N/I

Door inzet op een aantal tijdelijke opgaven binnen de primaire processen was het nodig om extra specialistische kennis in te huren op terreinen als P&O, financiën en automatisering. Bovendien moest er op deze tijdelijke opgaven ook leidinggevende capaciteit worden ingehuurd.

Overige   € 0,1 mln. N/I

Versterking sturing en beheersing overhead

Door de voorgenomen aanpassing van het (intern) bekostigingsmodel wordt de sturing en beheersing van de interne dienstverlening, een belangrijke component van de gemeentelijke overhead, versterkt. Door een nieuwe opzet van de begroting, die meer gerelateerd is aan de feitelijke producten en diensten die worden geleverd, ontstaat meer grip op de kosten van de basisdienstverlening. Daarnaast worden afspraken met betrekking tot de plusdienstverlening geformaliseerd, waardoor ook de opbrengsten (bij de interne dienstverlener) en kosten (bij de afnemende organisatie-onderdelen) beter stuurbaar zijn.

Verder zijn eind 2018 een aantal organisatorische afspraken gemaakt om de interne sturing op overhead in brede zin te verbeteren en het eigenaarschap te versterken. Deze afspraken hebben betrekken op verantwoordelijkheidsverdeling en informatievoorziening  met betrekking tot overhead.

Concernbrede Informatiesystemen (CIS)
Aan de investering Concernsystemen (o.a. 'Digitaal Samenwerken' en de nieuwe rapporagetool INGO) is minder uitgegeven dan begroot. De kosten zijn wel gemaakt maar moesten, anders dan eerder gedacht, op grond van verslaggevingsregels in de exploitatie worden geboekt in plaats van op de investering.

Diverse investeringen installaties
Dit betreft verschillende facilitaire investeringen in gemeentelijke panden (o.a. Spui 70, Leyweg en Loosduinen). Een deel van de investeringen wordt later uitgevoerd.

CIS Basisinfra 2014
Onderdeel van het krediet CIS Basisinfra 2014 is de implementatie van de nieuwe virtuele Haagse werkplek op basis van Windows10 (Stork10). Deze was nog niet in de begroting opgenomen.

Haags Subsidie Systeem (ABBA)
In 2017 is gestart met het ontwikkelen van een nieuw subsidievolgsysteem dat de aanvrager begeleidt van informatie tot besluit en verantwoording met gebruik van mijn overheid, berichtenbox etc. Het ontwerp voorziet in verbeteringen voor de gemeentelijke behandeling, onder meer door directe koppelingen tussen ICT-systemen. Medio 2018 is duidelijk geworden dat de geplande oplevering van het nieuwe back-office systeem niet haalbaar was. De gecontracteerde leverancier heeft tijdige oplevering conform de gestelde eisen niet waargemaakt. Daarom wordt in 2019 een nieuwe procedure gestart. Zie ook de Bedrijfsvoeringsparagraaf.

Informatie Gestuurd Werken (IGW)
De investeringen in software voor Informatiegestuurd Werken (betreft het ontwikkelen van managementdashboards) was abusievelijk niet als investering begroot. Het gaat echter om een investering met economisch nut, die verspreid over 8 jaar in de begroting zal worden opgenomen.