De inkoopuitgaven (spend) van de gemeente Den Haag die door de inkooporganisatie te beïnvloeden zijn, beslaan met circa € 977 mln. ongeveer 1/3 van de gemeentelijke begroting.  Door deze omvang vormt inkoop een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te realiseren. Doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop staan hierbij voorop.

Inkooporganisatie

2018 is het eerste volledige jaar van de bundeling van de inkooporganisatie. In dit jaar is onder meer het

volgende gedaan en bereikt:

• Er zijn nieuwe inkoopvoorwaarden ingevoerd. Daarmee is een inhaalslag gemaakt op de ontwikkelingen in de wetgeving sinds 2009 en voldoet de gemeente Den Haag aan de geldende wet- en regelgeving. De gemeente Den Haag maakt zo veel mogelijk gebruik van landelijke modellen, toegesneden per sector.
• De website ‘zaken doen met de gemeente’ is gelanceerd, waarmee het midden en kleinbedrijf (MKB) wordt geïnformeerd over het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de algemene inkoopvoorwaarden, de inkooporganisatie en de voorgenomen aanbestedingen van de gemeente. Doel is om de communicatie met en dienstverlening aan het MKB te optimaliseren.
• In 2018 is een gemeentebreed kader voor contractregistratie en –beheer nagenoeg afgerond. Dit wordt in 2019 vastgesteld en geïmplementeerd.

Professionalisering dienstverlening
In 2018 is een professionaliseringsprogramma ontwikkeld voor de inkoopfunctie: het programma Haagse inkoopprofessionalisering (HIP 2020). Dit programma bevat 15 deelprojecten, waaronder projecten voor contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement, opdrachtgeverschap, categoriemanagement, het (bestel)proces, informatievoorziening en een opleidingsprogramma voor inkoopadviseurs en stakeholders van inkoop. Een aantal deelprojecten is in 2018 al in uitvoering genomen, bijvoorbeeld: verbetering van het (bestel)proces, het opstellen van een geïntegreerde aanbestedingskalender en het creëren van een intern inkoopportaal.

Informatievoorziening
Een belangrijke randvoorwaarde om de inkoopfunctie te kunnen professionaliseren is het op orde krijgen van de informatievoorziening. Hiervoor zijn in 2018 de volgende acties gestart:

• Er is een gemeentebrede inkoopdiagnose opgesteld, waarin verschillende inkoopanalyses aan bod komen.
• De informatievoorziening over de inkoop richting de organisatie via Werknet is geüpdatet en geoptimaliseerd.

Spendanalyse
De spend van de gemeente over 2018 bedraagt circa € 977 mln. verdeeld over 10.313 leveranciers. De spend is als volgt opgebouwd over productcategorieën:

*Van de 10.313 unieke leveranciers, hebben 3.575 leveranciers producten of diensten geleverd in meerdere productcategorieën, waardoor deze meerdere malen worden geteld.
**Dit bedrag verschilt van het bedrag externe inhuur dat vermeld wordt in de paragraaf personeelsbeleid, vermoedelijk omdat een deel van de inkoopuitgaven voor externe inhuur niet voorzien is van een inkooporder. Daardoor is het bedrag in deze tabel lager dan dat in de paragraaf personeelsbeleid.

In 2018 zijn door de inkooporganisatie 68 aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde boven de
€ 221.000  afgerond.

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
In 2018 heeft de gemeente het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
(MVI) opgesteld.

Met de uitvoering van dit actieplan levert inkoop een bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen:

1. Sociaal inkopen (inclusief Social Return On Investment) zorgt ervoor dat meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk komen.
2. Duurzaam en circulair inkopen leidt tot minder uitstoot van CO2, een betere luchtkwaliteit en een beperking van ons grondstoffengebruik.
3. Innovatiegericht inkopen zorgt voor betere en innovatieve oplossingen.
4. MKB-vriendelijk inkopen leidt tot versterking van de regionale economie.
5. Internationale sociale voorwaarden moeten waarborgen dat onze producten onder fatsoenlijke arbeidsomstandigheden en zonder kinderarbeid elders zijn gemaakt.

De volgende figuur laat zien in hoeverre 'maatschappelijk verantwoord inkopen' is toegepast bij de aanbestedingsprocedures:

Figuur 1: Aantal aanbestedingsprocedures en de toepassing van de MVI-doelen.

Bij vrijwel alle aanbestedingsprocedures (98,5%) is aan tenminste één MVI-beleidsdoel invulling gegeven. Bij 70,6% van de aanbestedingsprocedures is aan twee of meer mvi-beleidsdoelen invulling gegeven.  

Social Return On Investment
Bij 92,6% van de aanbestedingsprocedures was sprake van social return on investment. Deze cijfers betreffen enkel (door inkoop) gerealiseerde social return. De gemeente doet echter op verschillende manieren iets aan social return on investment. Meer informatie hierover is terug te vinden in programma werk en inkomen onder social return

Duurzaam inkopen
Bij 61,8% van de aanbestedingsprocedures was sprake van duurzaam inkopen, waarvan 4 keer door middel van circulair inkopen.

Verder is in samenwerking met het Rijk op 7 november 2018 een succesvolle circulaire beurs georganiseerd in de Fokkerterminal. Opdrachtgevers uit het publieke domein en circulaire ondernemers hebben hier met elkaar kennis gemaakt.

Innovatiegericht inkopen
Bij 35,3% van de aanbestedingsprocedures was sprake van innovatiegericht inkopen. Daarnaast is het volgende gedaan en bereikt:

• in 2018 zijn opleidingen en trainingen afgerond voor beleidsmakers, inkopers en opdrachtgevers over  mogelijkheden en innovaties in de markt ter voorbereiding op aanbestedingen.
• Na het succes van Meeting the Market 2017 is op 1 juni 2018 een tweede markt georganiseerd. Hier gingen opdrachtgevers en beleidsmakers met ondernemers in gesprek op zoek naar vernieuwende oplossingen voor 15 actuele vraagstukken. Meeting the Market is op voordracht van het Ministerie van EZK door de Europese Commissie geselecteerd als Best Practice op het gebied van MKB-vriendelijk inkopen.

MKB-vriendelijk inkopen
Bij 64,7% van de aanbestedingsprocedures was sprake van MKB-vriendelijk inkopen, waarbij ook nog een extra nadruk ligt op regionale MKB-ers.

In 2018 is 57% van de spend, ofwel € 552 mln., uitgegeven aan 4.657 regionale leveranciers. Deze regionale leveranciers vormen 45% van het totaal aantal leveranciers van de gemeente. Hierbij wordt aangenomen dat 99,9% van deze leveranciers behoort tot het midden- en kleinbedrijf en 0,1% van deze leveranciers onder de noemer grootbedrijf valt.

* Onder regionale leveranciers wordt verstaan leveranciers uit de regio Haaglanden. Nationale leveranciers zijn alle nationale leveranciers minus de regionale leveranciers uit regioHaaglanden.